8 modelos de mensagens para hóspedes que todo proprietário de alojamento local precisa

Última atualização: março de 2026

A diferença entre um proprietário que recebe avaliações de 5 estrelas e um que recebe reclamações nem sempre é o alojamento — é a comunicação. Um hóspede bem informado em cada fase da viagem sente-se acompanhado, tem menos dúvidas e valoriza melhor a experiência.

Estes 8 modelos cobrem todo o ciclo da estadia. Copia-os, adapta-os ao teu alojamento e automatiza-os.

Antes da chegada

1. Confirmação de reserva

Enviada imediatamente após a reserva. O objetivo: que o hóspede saiba que está tudo confirmado e fique descansado.

«Olá [nome], a tua reserva em [nome da propriedade] está confirmada! Datas: [data de check-in] a [data de check-out]. Vamos escrever-te uns dias antes da chegada com toda a informação prática. Se tiveres alguma dúvida entretanto, não hesites em contactar-nos. Até breve!»

2. Informação pré-chegada

Enviada 2-3 dias antes do check-in. O objetivo: eliminar incertezas e facilitar a chegada.

«Olá [nome], a tua estadia em [nome da propriedade] está mesmo a chegar. Aqui tens tudo o que precisas para chegares sem problemas:

• Morada exata: [morada + link Google Maps]
• Hora de check-in: a partir das [hora]
• Acesso: [instruções de chaves/código/lockbox]
• Estacionamento: [instruções]
• WiFi: Rede [nome] / Palavra-passe [palavra-passe]

Se precisares de algo antes de chegar, escreve-nos. Boa viagem!»

3. Lembrete de check-in online

Enviado juntamente com a informação pré-chegada ou 48 horas antes. O objetivo: que o hóspede complete o registo de viajantes antes de chegar.

«Olá [nome], para agilizar a tua chegada precisamos que completes o check-in online antes da estadia. Demora apenas 2 minutos: [link para o formulário]. É uma obrigação legal e permite-nos ter tudo preparado para quando chegares. Obrigado!»

Durante a estadia

4. Mensagem de boas-vindas (dia de chegada)

Enviada algumas horas após o check-in. O objetivo: confirmar que está tudo bem e oferecer ajuda.

«Olá [nome], esperamos que tenhas chegado bem e que estejas a gostar de [nome da propriedade]. Se precisares de qualquer coisa durante a estadia, escreve-nos por aqui. Deixamos-te algumas recomendações locais: [link para guia / lista de restaurantes e atividades]. Aproveita!»

5. Acompanhamento a meio da estadia

Enviado a meio da estadia (dia 2-3 em estadias de uma semana). O objetivo: detetar problemas a tempo e mostrar atenção.

«Olá [nome], como está a correr tudo? Queríamos ter a certeza de que estás a aproveitar a estadia. Se houver algo que possamos melhorar ou se precisares de alguma recomendação, estamos aqui. Que continue a correr bem!»

Após a estadia

6. Lembrete de check-out

Enviado na noite anterior ao check-out. O objetivo: lembrar a hora de saída e as instruções básicas.

«Olá [nome], amanhã é o teu último dia. A hora de check-out é antes das [hora]. Só te pedimos: [instruções: deixar chaves em X, fechar janelas, pôr a máquina a lavar se aplicável]. Foi um prazer receber-te. Boa viagem de regresso!»

7. Pedido de avaliação

Enviado 24-48 horas após o check-out. O objetivo: conseguir uma avaliação enquanto a experiência ainda está fresca.

«Olá [nome], esperamos que tenhas gostado de [nome da propriedade]. A tua opinião ajuda-nos imenso a continuar a melhorar. Se tiveres um minuto, adorávamos que deixasses uma avaliação: [link direto para avaliação]. Obrigado e até à próxima!»

8. Oferta para repetir

Enviada 1-2 semanas após a estadia. O objetivo: transformar o hóspede em cliente recorrente com uma oferta exclusiva para reserva direta.

«Olá [nome], já tens saudades de [nome da propriedade]? Queremos agradecer-te a visita com um desconto exclusivo de [X]% na tua próxima reserva direta no nosso site. Basta usares o código [CÓDIGO] ao reservar em [URL do teu site]. Válido até [data]. Esperamos ver-te em breve!»

Dicas para automatizar as tuas mensagens

Escrever estas mensagens manualmente para cada hóspede não é sustentável, especialmente em época alta. A automatização é fundamental:

• Configura modelos com campos dinâmicos ([nome], [data de check-in], [nome da propriedade]) que se preenchem automaticamente com os dados de cada reserva.
• Programa o envio automático conforme a fase: confirmação ao reservar, pré-chegada 3 dias antes, boas-vindas no dia de chegada, avaliação 48 horas após o checkout.
• Diferencia entre hóspedes OTA e diretos. Aos hóspedes que chegam por OTA, inclui materiais da tua marca. Aos diretos, reforça a relação pessoal. A mensagem de «oferta para repetir» é especialmente eficaz com hóspedes OTA que queres converter em diretos.
• Não automatizes a proximidade. As mensagens automáticas são a base, mas um toque pessoal — mencionar algo sobre a reserva, perguntar pela viagem — transforma um email genérico numa experiência memorável.

Com o Zobooq podes configurar emails automáticos para cada fase da estadia, com modelos personalizáveis e campos dinâmicos que se preenchem com os dados de cada reserva. Além disso, o check-in online integrado capta os dados do hóspede e gera automaticamente a documentação legal. Tudo a partir de um único painel. 29,95 €/mês no plano Pro. Zero comissões.