8 modelli di messaggi per gli ospiti che ogni proprietario di case vacanza deve avere

Ultimo aggiornamento: marzo 2026

La differenza tra un proprietario che riceve recensioni a 5 stelle e uno che riceve lamentele non è sempre la proprietà — è la comunicazione. Un ospite ben informato in ogni fase del suo viaggio si sente seguito, ha meno dubbi e apprezza di più la sua esperienza.

Questi 8 modelli coprono l'intero ciclo del soggiorno. Copiali, adattali alla tua proprietà e automatizzali.

Prima dell'arrivo

1. Conferma della prenotazione

Si invia subito dopo la prenotazione. L'obiettivo: far sapere all'ospite che è tutto confermato e farlo sentire tranquillo.

«Ciao [nome], la tua prenotazione presso [nome proprietà] è confermata! Date: dal [data check-in] al [data check-out]. Ti scriveremo qualche giorno prima del tuo arrivo con tutte le informazioni pratiche. Se hai qualche domanda nel frattempo, non esitare a scriverci. A presto!»

2. Informazioni pre-arrivo

Si invia 2-3 giorni prima del check-in. L'obiettivo: eliminare ogni incertezza e facilitare l'arrivo.

«Ciao [nome], il tuo soggiorno presso [nome proprietà] è alle porte. Ecco tutto quello che ti serve per arrivare senza problemi:

• Indirizzo esatto: [indirizzo + link Google Maps]
• Orario di check-in: a partire dalle [ora]
• Accesso: [istruzioni chiavi/codice/lockbox]
• Parcheggio: [istruzioni]
• WiFi: Rete [nome] / Password [password]

Se hai bisogno di qualcosa prima di arrivare, scrivici. Buon viaggio!»

3. Promemoria per il check-in online

Si invia insieme alle informazioni pre-arrivo o 48 ore prima. L'obiettivo: far completare all'ospite la registrazione prima dell'arrivo.

«Ciao [nome], per rendere più veloce il tuo arrivo abbiamo bisogno che tu completi il check-in online prima del soggiorno. Ti porterà via solo 2 minuti: [link al modulo]. È un obbligo di legge e ci permette di preparare tutto per il tuo arrivo. Grazie!»

Durante il soggiorno

4. Messaggio di benvenuto (giorno di arrivo)

Si invia qualche ora dopo il check-in. L'obiettivo: verificare che tutto vada bene e offrire supporto.

«Ciao [nome], speriamo che tu sia arrivato bene e che [nome proprietà] ti piaccia. Se hai bisogno di qualsiasi cosa durante il soggiorno, scrivici qui. Ti lasciamo qualche consiglio sulla zona: [link alla guida / lista di ristoranti e attività]. Buon soggiorno!»

5. Messaggio a metà soggiorno

Si invia a metà del soggiorno (giorno 2-3 per soggiorni di una settimana). L'obiettivo: individuare eventuali problemi in tempo e dimostrare attenzione.

«Ciao [nome], come va tutto? Volevamo assicurarci che ti stessi godendo il soggiorno. Se c'è qualcosa che possiamo migliorare o se hai bisogno di qualche consiglio, siamo qui. Buona continuazione!»

Dopo il soggiorno

6. Promemoria per il check-out

Si invia la sera prima del check-out. L'obiettivo: ricordare l'orario di uscita e le istruzioni essenziali.

«Ciao [nome], domani è il tuo ultimo giorno. L'orario di check-out è entro le [ora]. Ti chiediamo solo di: [istruzioni: lasciare le chiavi in X, chiudere le finestre, avviare la lavatrice se necessario]. È stato un piacere averti con noi. Buon viaggio di ritorno!»

7. Richiesta di recensione

Si invia 24-48 ore dopo il check-out. L'obiettivo: ottenere una recensione mentre l'esperienza è ancora fresca.

«Ciao [nome], speriamo che tu abbia apprezzato [nome proprietà]. La tua opinione ci aiuta tantissimo a migliorare. Se hai un minuto, ci farebbe molto piacere se lasciassi una recensione: [link diretto alla recensione]. Grazie e alla prossima!»

8. Offerta per tornare

Si invia 1-2 settimane dopo il soggiorno. L'obiettivo: trasformare l'ospite in un cliente abituale con un'offerta esclusiva per la prenotazione diretta.

«Ciao [nome], ti manca già [nome proprietà]? Vogliamo ringraziarti per la tua visita con uno sconto esclusivo del [X]% sulla tua prossima prenotazione diretta sul nostro sito. Basta usare il codice [CODICE] al momento della prenotazione su [URL del tuo sito]. Valido fino al [data]. Speriamo di rivederti presto!»

Consigli per automatizzare i tuoi messaggi

Scrivere questi messaggi manualmente per ogni ospite non è sostenibile, soprattutto in alta stagione. L'automazione è fondamentale:

• Configura modelli con campi dinamici ([nome], [data check-in], [nome proprietà]) che si compilano automaticamente con i dati di ogni prenotazione.
• Programma l'invio automatico in base alla fase: conferma alla prenotazione, pre-arrivo 3 giorni prima, benvenuto il giorno di arrivo, recensione 48 ore dopo il checkout.
• Distingui tra ospiti OTA e diretti. Agli ospiti che arrivano tramite OTA, includi materiali del tuo brand. A quelli diretti, rafforza il rapporto personale. Il messaggio «offerta per tornare» è particolarmente efficace con gli ospiti OTA che vuoi convertire in diretti.
• Non automatizzare la vicinanza. I messaggi automatici sono la base, ma un tocco personale — menzionare qualcosa della loro prenotazione, chiedere del viaggio — trasforma un'email generica in un'esperienza memorabile.

Con Zobooq puoi configurare email automatiche per ogni fase del soggiorno, con modelli personalizzabili e campi dinamici che si compilano con i dati di ogni prenotazione. Inoltre, il check-in online integrato raccoglie i dati dell'ospite e genera automaticamente la documentazione legale. Tutto da un unico pannello. 29,95 €/mese con il piano Pro. Zero commissioni.