8 Nachrichtenvorlagen für Gäste, die jeder Ferienwohnungsvermieter braucht

Letzte Aktualisierung: März 2026

Der Unterschied zwischen einem Vermieter mit durchweg 5-Sterne-Bewertungen und einem mit Beschwerden liegt nicht immer an der Unterkunft — sondern an der Kommunikation. Ein Gast, der in jeder Phase seiner Reise gut informiert ist, fühlt sich bestens betreut, hat weniger Fragen und bewertet sein Erlebnis deutlich positiver.

Diese 8 Vorlagen decken den gesamten Aufenthaltszyklus ab. Kopieren Sie sie, passen Sie sie an Ihre Unterkunft an und automatisieren Sie den Versand.

Vor der Anreise

1. Buchungsbestätigung

Wird sofort nach der Buchung verschickt. Das Ziel: Der Gast soll wissen, dass alles bestätigt ist, und sich sicher fühlen.

«Hallo [Name], Ihre Buchung in [Unterkunftsname] ist bestätigt! Zeitraum: [Check-in-Datum] bis [Check-out-Datum]. Wir melden uns einige Tage vor Ihrer Anreise mit allen wichtigen Informationen. Falls Sie vorher Fragen haben, schreiben Sie uns gerne jederzeit. Wir freuen uns auf Sie!»

2. Vorab-Informationen zur Anreise

Wird 2–3 Tage vor dem Check-in verschickt. Das Ziel: Unsicherheiten beseitigen und die Anreise erleichtern.

«Hallo [Name], Ihr Aufenthalt in [Unterkunftsname] steht kurz bevor. Hier finden Sie alles Wichtige für eine reibungslose Anreise:

• Genaue Adresse: [Adresse + Google-Maps-Link]
• Check-in-Zeit: ab [Uhrzeit]
• Zugang: [Anweisungen zu Schlüssel/Code/Schlüsselbox]
• Parkmöglichkeiten: [Anweisungen]
• WLAN: Netzwerk [Name] / Passwort [Passwort]

Falls Sie vor Ihrer Anreise noch etwas benötigen, schreiben Sie uns einfach. Gute Reise!»

3. Erinnerung an den Online-Check-in

Wird zusammen mit den Vorab-Informationen oder 48 Stunden vorher verschickt. Das Ziel: Der Gast soll die Gästeregistrierung vor seiner Ankunft abschließen.

«Hallo [Name], damit Ihre Anreise reibungslos verläuft, bitten wir Sie, den Online-Check-in vor Ihrem Aufenthalt auszufüllen. Es dauert nur 2 Minuten: [Link zum Formular]. Dies ist eine gesetzliche Anforderung und ermöglicht es uns, alles für Ihre Ankunft vorzubereiten. Vielen Dank!»

Während des Aufenthalts

4. Willkommensnachricht (Anreisetag)

Wird einige Stunden nach dem Check-in verschickt. Das Ziel: Sicherstellen, dass alles in Ordnung ist, und Hilfe anbieten.

«Hallo [Name], wir hoffen, Sie sind gut angekommen und fühlen sich wohl in [Unterkunftsname]. Falls Sie während Ihres Aufenthalts etwas benötigen, schreiben Sie uns einfach hier. Hier finden Sie einige Empfehlungen aus der Umgebung: [Link zum Reiseführer / Liste mit Restaurants und Aktivitäten]. Genießen Sie Ihren Aufenthalt!»

5. Zwischennachricht zur Aufenthaltsmitte

Wird zur Mitte des Aufenthalts verschickt (Tag 2–3 bei einem einwöchigen Aufenthalt). Das Ziel: Probleme frühzeitig erkennen und Aufmerksamkeit zeigen.

«Hallo [Name], wie läuft es bei Ihnen? Wir wollten sichergehen, dass Sie Ihren Aufenthalt genießen. Falls es etwas gibt, das wir verbessern können, oder Sie eine Empfehlung brauchen, sind wir gerne für Sie da. Weiterhin eine wunderbare Zeit!»

Nach dem Aufenthalt

6. Check-out-Erinnerung

Wird am Abend vor dem Check-out verschickt. Das Ziel: An die Abreisezeit und die wichtigsten Hinweise erinnern.

«Hallo [Name], morgen ist Ihr letzter Tag. Die Check-out-Zeit ist bis [Uhrzeit]. Wir bitten Sie lediglich um Folgendes: [Anweisungen: Schlüssel an Ort X hinterlegen, Fenster schließen, ggf. Waschmaschine starten]. Es war uns eine Freude, Sie bei uns zu haben. Gute Heimreise!»

7. Bitte um eine Bewertung

Wird 24–48 Stunden nach dem Check-out verschickt. Das Ziel: Eine Bewertung erhalten, solange das Erlebnis noch frisch ist.

«Hallo [Name], wir hoffen, Sie haben Ihren Aufenthalt in [Unterkunftsname] genossen. Ihre Meinung hilft uns sehr, uns stetig zu verbessern. Wenn Sie einen kurzen Moment Zeit haben, würden wir uns über eine Bewertung freuen: [Direktlink zur Bewertung]. Vielen Dank und bis hoffentlich bald!»

8. Angebot für einen erneuten Besuch

Wird 1–2 Wochen nach dem Aufenthalt verschickt. Das Ziel: Den Gast mit einem exklusiven Angebot für eine Direktbuchung zum Stammgast machen.

«Hallo [Name], vermissen Sie [Unterkunftsname] schon? Als Dankeschön für Ihren Besuch möchten wir Ihnen einen exklusiven Rabatt von [X] % auf Ihre nächste Direktbuchung über unsere Website anbieten. Verwenden Sie einfach den Code [CODE] bei der Buchung auf [URL Ihrer Website]. Gültig bis [Datum]. Wir würden uns freuen, Sie bald wiederzusehen!»

Tipps zur Automatisierung Ihrer Nachrichten

Diese Nachrichten für jeden Gast manuell zu schreiben, ist auf Dauer nicht machbar — erst recht nicht in der Hochsaison. Automatisierung ist der Schlüssel:

• Richten Sie Vorlagen mit dynamischen Feldern ein ([Name], [Check-in-Datum], [Unterkunftsname]), die automatisch mit den Daten jeder Buchung befüllt werden.
• Planen Sie den automatischen Versand je nach Phase: Bestätigung bei Buchung, Vorab-Informationen 3 Tage vorher, Willkommensnachricht am Anreisetag, Bewertungsanfrage 48 Stunden nach dem Check-out.
• Unterscheiden Sie zwischen OTA- und Direktgästen. Fügen Sie bei OTA-Gästen Materialien Ihrer eigenen Marke hinzu. Bei Direktbuchern stärken Sie die persönliche Beziehung. Das Angebot für einen erneuten Besuch ist besonders wirkungsvoll bei OTA-Gästen, die Sie in Direktbucher umwandeln möchten.
• Automatisieren Sie nicht die persönliche Note. Automatische Nachrichten bilden die Grundlage, doch ein persönliches Detail — ein Bezug zur Buchung, eine Frage nach der Anreise — verwandelt eine standardmäßige E-Mail in ein unvergessliches Erlebnis.

Mit Zobooq können Sie automatische E-Mails für jede Phase des Aufenthalts einrichten — mit anpassbaren Vorlagen und dynamischen Feldern, die automatisch mit den Buchungsdaten befüllt werden. Darüber hinaus erfasst der integrierte Online-Check-in die Gästedaten und erstellt automatisch die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation. Alles über ein einziges Dashboard. 29,95 €/Monat im Pro-Tarif. Null Provisionen.